Lebensmittel

Lebensmittel

Rückrufaktionen und Skandale können bis hin zu existenzbedrohenden Krisen führen, wenn die Reputation, Umsatz und Kundenvertrauen derart stark von Qualität und Sicherheit der Produkte abhängt wie bei Lebensmitteln. Staatliche Auflagen (z.B. Hygieneverordnungen) oder die Erfüllung von Qualitätsnormen (z.B. HACCP, IFS oder ISO 22000) können deshalb nur der erste formale Schritt sein, um Risikobewusstsein in der Organisation zu verankern und Marktpositionen abzusichern.

Die Collaboration Online Suite übernimmt wichtige Aufgaben im Qualitätsmanagement für Sie, von der Überwachung der Wareneingänge, über die Produktion mit Verwaltung von Laborergebnissen und Rückstellproben bis hin zum Verkauf und After Sales Service bzw. Marktbeobachtung in sozialen Medien.

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Vorgaben machen

Die Qualität in der gesamten Lieferkette zu überwachen, setzt zunächst einmal die stets rechtzeitige und aktuelle Information der Mitarbeiter aber auch Konsumenten voraus. Eine gelenkte und autorisierte Dokumentation mit revisionssicherer Benachrichtigung ist für interne und externe Kommunikation deshalb unabdingbar. Auch Normen, Regeln und Richtlinien müssen klar, autorisiert, unmissverständlich und revisionssicher kommuniziert werden, um bis in das Tagesgeschäft hinein Wirkung zu entfalten, nachprüfbare Ergebnisse zu zeitigen und Mitarbeiterverhalten nachhaltig zu beeinflussen:

  1. widersprüchliche Regeln müssen harmonisiert, Zielkonflikte ausgeräumt werden,
  2. Redundanzen und Synergien externer Regelwerke müssen erkannt, analysiert und in der internen Dokumentation vermieden bzw. gehoben werden.
  3. die Grenzen der Aufnahmefähigkeit der Organisation dürfen nicht überschritten werden,
  4. zukünftige Änderungen müssen schnell, effizient und transparent verarbeitet werden können.

Entwickeln Sie einen auf Ihre Organisation abgestimmten Ansatz für das regulatorische Umfeld.

Vorgaben überwachen

Eingebettet in die Risikomanagementfunktion können durch ein zentrales Beschwerdewesen, Audits, Mitarbeitervorschläge, Wareneingangskontrollen, Labor- /Testberichte, Verträgen oder das soziale Radar Qualitätsinformationen aus unterschiedlichen Bereichen und Modulen abgemischt und nach Mustern und Ursachen analysiert werden. Existenzbedrohende Krisen werden so vermieden, Probleme frühzeitig erkannt und Mängel schnellstens abgestellt.

Denn der Markt verzeiht hier nichts.

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Abweichungen beseitigen

Sind Risiken erkannt, so müssen sie priorisiert und Lösungen zugeführt werden. Die resultierenden Maßnahmen müssen präzise definiert und nachhaltig verfolgt werden. Auch hier ist eine Prüfspur gefragt, um Behörden das sachgerechte Handeln und Risikobewusstsein des Unternehmens bzw. Herstellers jederzeit belast- und nachvollziehbar, beweisfest und revisionssicher nachweisen zu können.

Compliance-Praxis im Alltag

Managementsystem

C.O.Dokumente gestattet die systematisierte Erfassung und Verwaltung von Prozessen, Anweisungen und Vorschriften, wie nach ISO 22000 gefordert. Die Navigation durch Prozessdarstellung, eine Volltextsuchfunktion oder traditionelle Verzeichnisstruktur gestattet den schnellen und benutzerbezogene, individuellen Zugriff in der Hektik des Tagesgeschäfts. Entsprechendes Customising vorausgesetzt können dem Benutzer die Risikobezüge integriert dargestellt werden. Prozessverantwortliche erhalten Kontrollinstrumente zur Überwachung der Risikosituation und der Kommunikation in Ihrem Zuständigkeitsbereich.

Durch den Verweis auf Normen und Regeln und eine daraus abgeleitete Unternehmens-dokumentation individuell abgestimmt auf den einzelnen Mitarbeiter wird die synchrone Beachtung von Hygiene-, Umwelt-, Qualitäts-, Rohstoffkontroll, …-vorschriften oder anderer gesetzlicher Vorgaben überhaupt erst möglich.

Ad Hoc Projekt- und Maßnahmenmanagement

Eine lebendige Organisation verarbeitet sich verändernde Rahmenbedingungen insbesondere Anpassungen des Kontrollumfeldes schnell, strukturiert und effizient. Mit der zentralisierten und einfach zu bedienenden Anwendung stellt C.O.Maßnahmen eine gemeinsame webgestützte Plattform für die Steuerung, Koordination und Nachverfolgung dieser Initiativen dar.

Compliance relevante Information

Der Informationstransport von einem Prozess zum anderen bzw. einer Organisationseinheit zu einer anderen muss kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Alle Compliance relevanten Module und Daten benötigen ein einheitliches auf die Unternehmensstrukturen abgestimmtes Benachrichtigungssystem, das der jeweiligen individuellen Bedeutung der Information entsprechend die Wahrnehmungsschwellen der Adressaten überwindet.

Moderne Informationsbasis

Ohne moderne Informationstechnologie wird die belastbare und transparente Kommunikation individuell an jedem Arbeitsplatz, in jeder Organisationseinheit und an jedem Standort illusionär.

Deshalb bietet die CO- Suite ein integriertes System zur

  • Darstellung der Wechselwirkung multipler, externer Normen mit den eigenen daraus entwickelten Vorgaben und Anweisungen,
  • risikobasierten Umsetzung von Regelwerken,
  • Aufteilung der Anforderungen in benutzergerechte, arbeitsplatz-, abteilungs- oder standortbezogene Komponenten,
  • Bereitstellung einer Prüfspur für eine belastbare Kommunikation – insbesondere bei einer Informationsbringschuld der Organisation,
  • Produktbezogene Auswertungsmöglichkeiten,
  • Verschlüsselung und entsprechenden Behandlung vertraulicher Inhalte.

Die C.O.Suite

  • Dokumentation verknüpft externe Regelwerke und internes Kontrollumfeld risikobasiert und prozessorientiert,
  • Beschwerden sammelt über beliebige Kanäle (soziale Medien, E-Mail, Telefon, …) Kritik und Anregungen von Kunden und Belegschaft und führt sie normkonformen Lösungen zu,
  • Idee bildet eine Plattform um Verbesserungsvorschläge und kreatives Potenzial für die Organisation nutzbar zu machen und die Mitarbeiterbindung durch stärkere Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen,
  • Soziales Radar ist eine kurzfristiges Alarmsystem, das die Medien wie ein Radar auf Risiken hin scannt,
  • Schulungen sorgt für systematische und überprüfbare Vermittlung schulungsbedürftiger Inhalte,
  • Vertrag überwacht die Einhaltung der Regelwerke hinsichtlich vertraglicher und kommerzieller Bedingungen,
  • Audit erlaubt den systematisierte Erhebung, Verfolgung und Beseitigung von Schwachstellen in der Organisation,
  • Maßnahmen steuert alle Initiativen (, ob Compliance bezogen oder nicht) und sorgt für eine termingerechte Umsetzung.
  • Im integrierten Dashboard sehen Sie die prioritären Vorgänge auf einen Blick nach Prozesse, Produkten, Organisationseinheiten oder Risikograd sortiert.

Modulintegration

Das Compliance Risiko zu überwachen, erfordert die Möglichkeit, Muster und Zusammenhänge zwischen Daten verschiedener Herkunft (Audits, Gerüchte in sozialen Medien, Laborberichte, Verbesserungsvorschläge, Verfahrensanweisungen, Wareneingangskontrollen, Beschwerden,…) zu erkennen und zugehörige Aufwände sowie Kosten zu berichten. Schnittstellen zwischen Audit Tracking, Ideenmanagement, Beschwerdewesen und Maßnahmenmanagement schaffen dafür eine einheitliche und zentralisierte Plattform. Z.B. kann eine Kundenbeschwerde zu einer Adaption der Verfahrensanweisung für die Wareneingangskontrollen führen, oder ein Prüfungsbericht kann Schwachstellen in der Mitarbeiterausbildung bzgl. Hygiene offenbaren. Ob zugehörige Verfahrensanweisungen über Normen gekoppelt sind, lässt sich nur auf einer integrierten Datenbasis feststellen.

Zusammenarbeit

Qualität kann nicht an eine Person oder eine Gruppe delegiert werden, sondern ist Aufgabe der gesamten Organisation. Die dazu erforderliche Kollaboration kann aber nur gelingen, wenn

  • redundante Informationen und Kommunikationsströme beseitigt werden,
  • die Organisation sich auf relevante Daten konzentriert,
  • Verantwortlichkeiten klar geregelt sind,
  • Kommunikationskanäle und Berichtswege transparent sind und
  • Erledigungstermine stringent überwacht werden.

Informationsströme dürfen weder blockiert noch verlangsamt werden. Die Compliance-Erfordernisse müssen den Mitarbeitern rechtzeitig und vollständig übermittelt werden. In der heutigen Informationsgesellschaft müssen die Benachrichtigungen aber so fein dosiert verteilt werden, dass die Vorgaben in ihrer Gesamtheit auch ankommen und umsetzbar bleiben.

Protokolle und Prüfspuren sorgen für nachvollziehbare Begleichung jeder Informationsbringschuld der Organisation gegenüber den Mitarbeitern.

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Eine gemeinsame Datenbank mit einheitlichem Webzugriff als Benutzeroberfläche machen die CO- Suite zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jeden Risikomanager oder Compliance-Officer. Logischer Zugriffschutz, Verschlüsselung und zertifizierte Softwarekomponenten sorgen für eine sichere Infrastruktur.

Tablet, Smart- oder I-Phone: Informationen werden dorthin geliefert, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden – auch an Außendienstmitarbeiter.

Suche und Navigationsfunktionen führen direkt zu den relevanten Inhalten. Überflüssige Komplexität kann ausgeblendet werden, wodurch die Akzeptanz und Einführungsgeschwindigkeit steigt.

Zusammenhänge zwischen Daten und Informationen können modulübergreifend analysiert werden. Das Qualitätsrisiko wird somit über die gesamte Prozesskette beherrscht.