Öffentlicher Sektor

Öffentlicher Sektor

Die Kommunikation mit dem Bürger aber auch inneramtlich oder zwischen verschiedenen Behörden stellt die Verantwortungsträger vor die Herausforderung datenschutzrechtlichen Risiken und sicherheitstechnischen Gefährdungen gerecht zu werden, um dem hoheitlichen Charakter der Aufgaben gerecht zu werden. Andererseits erfordern der massenhafte Anfall und die Komplexität von Vorgängen eine moderne, informationstechnische Unterstützung.

Ethisch fragwürdige Verhaltensweisen und strafrechtlich bewährte Verfehlungen zeigen immer wieder, wie schwierig sich die Aufgabe, eine effektive Verwaltung zu gewährleisten und dabei, Normen, Regeln und Vorgaben wirksam in allen Amtsgeschäften zu verankern gestaltet.

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  1. Rechtlich erhebliche Vorgänge und Verwaltungsakte müssen einheitlichen, autorisierten und geprüften Verfahren unterliegen. Widersprüchliche Regelungen erkannt, harmonisiert und Zielkonflikte ausgeräumt werden,
  2. alle Amtsträger müssen zeitnah über Änderungen informiert sein, um konsistentes Behördenhandeln zu ermöglichen,
  3. die Grenzen der Aufnahmefähigkeit der Mitarbeiter dürfen nicht überschritten werden,
  4. die Akten müssen revisionssicher archiviert werden und innerhalb der Fristen leicht zugreifbar sein sowie turnusgemäß vernichtet werden können,
  5. Zukünftige Änderungen müssen schnell, effizient und transparent verarbeitet werden können.

Im Folgenden stellen wir dar, wie dies anhand einer modernen, web-basierten Software realisiert werden kann:

Entwickeln Sie einen auf Ihre Behörde einen abgestimmten Ansatz für Ihren Aufgabenbereich.

Prüfung, Autorisierung, Kontrolle

Das Prinzip der Funktionstrennung hat sich in allen Verwaltungen bewährt. Moderne IT-Systeme müssen dieses Prinzip im Rahmen des logischen Zugriffsschutzes und der Workflows organisatorisch verankern.

Komplexere Schriftstücke können aus zuvor genehmigten Textbausteinen zusammengesetzt werden.

Anforderungen an die e-Akte

Ohne moderne Informationstechnologie wird die belastbare und transparente Kommunikation individuell an jedem Arbeitsplatz, in jeder Organisationseinheit und an jedem Standort illusionär. Deshalb werden alle Vorgänge auf einer gut geschützten, zentralen Datenbank abgelegt, die jederzeit per Browser erreichbar ist.

Sie ist mit den üblichen Office-Anwendungen verzahnt, so dass die Benutzer wie auf der gewohnten Umgebung des eigenen Desktop arbeiten können. Dabei können die Bearbeitungsprogramme beliebiger Anbieter eingesetzt werden.

  • Deshalb bietet die CO- Suite ein integriertes System zur Darstellung der Wechselwirkung multipler, externer Verwaltungsvorschriften und Durchführungsverordnungen mit den eigenen daraus entwickelten Vorgaben und Anweisungen,
  • Berichterstattung zum aktuellen Abarbeitungsstatus,
  • Aufteilung der Anforderungen in benutzergerechte, arbeitsplatz-, abteilungs- oder standortbezogene Komponenten,
  • Bereitstellung einer Prüfspur für eine belastbare Kommunikation – insbesondere bei einer Informationsbringschuld des Amtes,
  • Verschlüsselung und entsprechenden Behandlung vertraulicher Inhalte.

Die Module

  • E-Akte steuert den informationstechnisch abgesicherten und weitgehend automatisierten Ablauf von behördlichen Vorgängen, sorgt für die kontrollwirksame Erfüllung hoheitlicher Aufgaben und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung.
  • Eingaben sammelt über beliebige Kanäle (soziale Medien, E-Mail, Telefon, …) Kritik und Anregungen von Bürgern und anderen Beteiligten und führt sie standardisierten oder individuellen Abhilfen zu.
  • Vorschlagswesen bildet eine Plattform um Verbesserungsvorschläge und kreatives Potenzial für die Organisation nutzbar zu machen und die Mitarbeiterbindung durch stärkere Identifikation mit der Behörde zu erhöhen.
  • Soziales Radar ist ein kurzfristiges Alarmsystem, das die Medien wie ein Radar auf Risiken hin scannt.
  • Schulungen sorgt für systematische und überprüfbare Vermittlung schulungsbedürftiger Inhalte.
  • Vertragswesen überwacht die Einhaltung der Regelwerke hinsichtlich vertraglicher und kommerzieller Rechtsverhältnisse.
  • Audits erlaubt den systematisierte Erhebung, Verfolgung und Beseitigung von Schwachstellen in der Organisation.
  • Maßnahmenverfolgung steuert alle Initiativen (ob Compliance bezogen oder nicht) und sorgt für eine termingerechte Umsetzung.

Anwendungen

Verwaltungssystem

Die e-Akte gestattet die systematisierte Erfassung und Verwaltung von Prozessen, Anweisungen und Vorschriften. Die Navigation durch Prozessdarstellung, eine Volltextsuchfunktion oder traditionelle Verzeichnisstruktur gestattet den schnellen und benutzerbezogene, individuellen Zugriff in der Hektik des Tagesgeschäfts. Prozessverantwortliche erhalten Kontrollinstrumente zur Überwachung der Risikosituation und der Kommunikation in Ihrem Zuständigkeitsbereich.
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Ad Hoc Projekt- und Maßnahmenmanagement

Eine lebendige Organisation verarbeitet sich verändernde Rahmenbedingungen insbesondere Anpassungen des Kontrollumfeldes schnell, strukturiert und effizient. Mit der zentralisierten und einfach zu bedienenden Anwendung stellt das Modul Maßnahmenmanagement eine gemeinsame webgestützte Plattform für die Steuerung, Koordination und Nachverfolgung dieser Initiativen dar.

Informationsaustausch

Der Informationstransport von einer Stelle, Referat, Dezernat zum anderen bzw. einer Organisationseinheit zu einer anderen muss kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Alle relevanten Module und Daten benötigen ein einheitliches auf die Behördenstrukturen abgestimmtes Benachrichtigungssystem, das der jeweiligen individuellen Bedeutung der Information entsprechend die Wahrnehmungsschwellen der Adressaten überwindet.

Zusammenarbeit

Hoheitliche Aufgaben können nicht von einer Person alleine wahrgenommen oder an eine Gruppe delegiert werden. Sie sind dem gesamten Amt zugeordnet. Die dazu erforderliche Kollaboration kann aber nur gelingen, wenn
  • Redundante Informationen und Kommunikationsströme beseitigt werden,
  • das Amt sich auf relevante Daten konzentriert,
  • Verantwortlichkeiten klar geregelt sind,
  • Kommunikationskanäle und Berichtswege transparent sind und
  • Erledigungstermine stringent überwacht werden.
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Informationsströme dürfen weder blockiert noch verlangsamt werden. Die Amtspflichten müssen den Mitarbeitern rechtzeitig und vollständig übermittelt werden. In der heutigen Informationsgesellschaft müssen die Benachrichtigungen aber so fein dosiert verteilt werden, dass die Vorgaben in ihrer Gesamtheit auch ankommen und umsetzbar bleiben.

Protokolle und Prüfspuren sorgen für nachvollziehbare Begleichung jeder Informationsbringschuld der Organisation gegenüber den Mitarbeitern.

Eine gemeinsame Datenbank mit einheitlichem Webzugriff als Benutzeroberfläche macht die C.O.-Suite zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Führung jeder Behörde. Logischer Zugriffschutz, Verschlüsslung und zertifiziert Softwarekomponenten sorgen für eine sichere Infrastruktur.

Durch Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Browser und Webserver (SSL) sowie Webserver und Datenbank, der Datenbank insgesamt und besonderer vertraulicher Dokumente steht die Anwendung auf dem höchsten Sicherheitsstandard, der die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen an die Informationssicherheit abdeckt. Da immer neue Cyberattacken eine kontinuierliche Anpassung an die Bedrohungslage erfordern, stellt C.O.S dafür präventive Subskriptions- und kompetente Betreuungsleistungen bereit.

Tablet, Smart- oder I-Phone: Informationen werden dorthin geliefert, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden – auch im Außendienst.

Suche und Navigationsfunktionen führen direkt zu den relevanten Inhalten. Überflüssige Komplexität kann ausgeblendet werden, wodurch die Akzeptanz und Einführungsgeschwindigkeit steigt.

Zusammenhänge zwischen Daten und Informationen können modulübergreifend analysiert werden.