Sicherheit

Sicherheit

Dienstleistungen im Bereich des Sicherheitsgewerbes werden immer stärker und häufiger nachgefragt. Qualität und Verlässlichkeit der Serviceanbieter stehen nach verschiedenen Branchenskandalen im Fokus. Erfüllung von Qualitätsnormen nach ISO 77200 und 9001 helfen dabei, das Risikobewusstsein in der Organisation zu verankern und Marktpositionen abzusichern.

Die Collaboration Online Suite übernimmt wichtige Aufgaben im Qualitätsmanagement für Sie, von der norm- und datenschutzkonformen aber immer griffbereiten Dokumentation der Personalunterlagen sowie Dienst- und Organisationsanweisungen bis hin zur Überwachung der Verbesserungsmaßnahmen, Beschwerdewesen bis hin zur Marktbeobachtung Ihres Unternehmens in sozialen Medien.

Normgerechte Qualität

Mithilfe unserer Lösungen können folgende Qualitätsnormen etabliert werden:

  • ISO 77200
  • Arbeits- und Gesundheitsschutz
  • Zivil- und strafrechtlich relevante Themen
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Anwendergruppen

Sicherheitsdienstleistungen von der Bewachung technischer Anlagen, Bürogebäude und Betriebsstätten bis hin zu Geld- und Werttransporten können durch die Module der co-suite abgedeckt werden. Kernaufgabe ist immer die personalbezogene und transparente Information aktuell und individuell zu verteilen und revisionssicher nachzuhalten.

Weisen Sie dies Ihren Auftraggebern durch systematische Nutzung der Informationstechnologie nach.

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Vorgaben machen

Die Qualität im gesamten Dienstleistungsspektrum zu überwachen, setzt zunächst einmal die stets rechtzeitige und aktuelle Information der Mitarbeiter voraus. Eine gelenkte und autorisierte Dokumentation mit revisionssicherer Benachrichtigung ist für interne und externe Kommunikation deshalb unabdingbar. Auch Normen, Regeln und Richtlinien müssen klar, autorisiert, unmissverständlich und revisionssicher kommuniziert werden, um bis in das Tagesgeschäft hinein Wirkung zu entfalten, nachprüfbare Ergebnisse zu zeitigen und Mitarbeiterverhalten nachhaltig zu beeinflussen. C.O.S hat die Möglichkeit geschaffen, alle Informationen durch mobile Zugriffsmöglichkeit rund um die Uhr von überall verfügbar zu machen. Den „Befehlsnotständen“ oder einem „Verantwortungsvakuum“ kann so effektiv begegnet werden.

Entwickeln Sie einen auf Ihre Organisation abgestimmten Ansatz für das regulatorische Umfeld.

Vorgaben überwachen

Eingebettet in die Risikomanagementfunktion können durch ein zentrales Beschwerdewesen, Audits, Mitarbeitervorschläge, Verträge oder das soziale Radar Qualitätsinformationen aus unterschiedlichen Bereichen und Modulen abgemischt und nach Mustern und Ursachen analysiert werden. Existenzbedrohende Krisen werden so vermieden, Probleme frühzeitig erkannt und Mängel schnellstens abgestellt.

Denn der Markt verzeiht hier nichts.

Abweichungen beseitigen

Sind Risiken erkannt, so müssen sie priorisiert und Lösungen zugeführt werden. Die resultierenden Maßnahmen müssen präzise definiert und nachhaltig verfolgt werden. Auch hier ist eine Prüfspur gefragt, um Behörden das sachgerechte Handeln und Risikobewusstsein des Unternehmens bzw. Herstellers jederzeit belast- und nachvollziehbar, beweisfest und revisionssicher nachweisen zu können.

Compliance-Praxis im Alltag

Managementsystem

CO-Docs gestattet die systematisierte Erfassung und Verwaltung von Prozessen, Anweisungen und Vorschriften, wie etwa die ISO 77200 nahelegt. Die Navigation durch Prozessdarstellung, eine Volltextsuchfunktion oder traditionelle Verzeichnisstruktur gestattet den schnellen und benutzerbezogene, individuellen Zugriff in der Hektik des Einsatzes. Entsprechendes Customising vorausgesetzt können dem Benutzer die Risikobezüge und Schlagworte integriert dargestellt werden. Prozessverantwortliche erhalten Kontrollinstrumente zur Überwachung der Risikosituation und der Kommunikation in Ihrem Zuständigkeitsbereich.
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Durch den Verweis auf Normen und Regeln und eine daraus abgeleitete Unternehmens-dokumentation individuell abgestimmt auf den einzelnen Mitarbeiter wird die synchrone Beachtung von gesundheitsschutz-, Umwelt-, Qualitäts-, Kontroll, …-vorschriften oder anderer gesetzlicher Vorgaben überhaupt erst möglich.

Ad Hoc Projekt- und Maßnahmenmanagement

Eine lebendige Organisation verarbeitet sich verändernde Rahmenbedingungen insbesondere Anpassungen des Kontrollumfeldes schnell, strukturiert und effizient. Mit der zentralisierten und einfach zu bedienenden Anwendung stellt CO- Issues eine gemeinsame webgestützte Plattform für die Steuerung, Koordination und Nachverfolgung dieser Initiativen dar.

Compliance relevante Information

Der Informationstransport von einem Prozess zum anderen bzw. einer Organisationseinheit zu einer anderen muss kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Alle Compliance relevanten Module und Daten benötigen ein einheitliches auf die Unternehmensstrukturen abgestimmtes Benachrichtigungssystem, das der jeweiligen individuellen Bedeutung der Information entsprechend die Wahrnehmungsschwellen der Adressaten überwindet.

Moderne Informationsbasis

Ohne moderne Informationstechnologie wird die belastbare und transparente Kommunikation individuell an jedem Arbeitsplatz, in jeder Organisationseinheit und an jedem Standort illusionär.

Deshalb bietet die CO- Suite ein integriertes System zur

  • Darstellung der Wechselwirkung multipler, externer Normen mit den eigenen daraus entwickelten Vorgaben und Anweisungen,
  • risikobasierten Umsetzung von Regelwerken,
  • Aufteilung der Anforderungen in benutzergerechte, arbeitsplatz-, abteilungs- oder standortbezogene Komponenten,
  • Bereitstellung einer Prüfspur für eine belastbare Kommunikation – insbesondere bei einer Informationsbringschuld der Organisation,
  • Produktbezogene Auswertungsmöglichkeiten,
  • Verschlüsselung und entsprechenden Behandlung vertraulicher Inhalte.

Die C.O.-Suite

  • Dokumentation verknüpft externe Regelwerke und internes Kontrollumfeld risikobasiert und prozessorientiert,
  • Beschwerden sammelt über beliebige Kanäle (soziale Medien, E-Mail, Telefon, …) Kritik und Anregungen von Kunden und Belegschaft und führt sie normkonformen Lösungen zu,
  • Ideen bildet eine Plattform um Verbesserungsvoschläge und kreatives Potenzial für die Organisation nutzbar zu machen und die Mitarbeiterbindung durch stärkere Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen,
  • Soziales Radar ist eine kurzfristiges Alarmsystem, das die Medien wie ein Radar auf Risiken hin scannt,
  • Schulungen sorgt für systematische und überprüfbare Vermittlung schulungsbedürftiger Inhalte,
  • Vertrag überwacht die Einhaltung der Regelwerke hinsichtlich vertraglicher und kommerzieller Bedingungen,
  • Audits erlaubt den systematisierte Erhebung, Verfolgung und Beseitigung von Schwachstellen in der Organisation,
  • Maßnahmen steuert alle Initiativen (, ob Compliance bezogen oder nicht) und sorgt für eine termingerechte Umsetzung
  • Im integrierten Dashboard sehen Sie die prioritären Vorgänge auf einen Blick nach Prozesse, Produkten, Organisationseinheiten oder Risikograd sortiert.

Modulintegration

Das Compliance Risiko zu überwachen, erfordert die Möglichkeit, Muster und Zusammenhänge zwischen Daten verschiedener Herkunft (Audits, Gerüchte in sozialen Medien, Laborberichte, Verbesserungsvorschläge, Verfahrensanweisungen, Wareneingangskontrollen, Beschwerden,…) zu erkennen und zugehörige Aufwände sowie Kosten zu berichten. Schnittstellen zwischen Audit Tracking, Ideenmanagement und Beschwerdewesen und Maßnahmenmanagement schaffen dafür eine einheitliche und zentralisierte Plattform.

Z.B. kann eine Kundenbeschwerde zu einer Adaption der Dienstanweisung für die Kontrollgänge führen, oder ein Prüfungsbericht kann Schwachstellen in der Mitarbeiterausbildung bzgl. Waffengebrauch offenbaren. Ob zugehörige Verfahrensanweisungen über Normen gekoppelt sind, lässt sich nur auf einer integrierten Datenbasis feststellen.

Der Zugriff auf Personalunterlagen ist aus datenschutzrechtlichen Gründen geschützt und nur einer ausgewählten Personengruppe vorbehalten. Trotzdem sind Informationen wie polizeiliches Führungszeugnis, Legitimationsunterlagen, Waffenbefähigungsnachweise etc. jederzeit überall verfügbar. Selbst im Fall, dass Sie unsere Clouddienste nutzen, sind die Daten bei unserem Partner Ratiokontakt nach ISO 27001 sicher verwahrt.

Zusammenarbeit

Qualität kann nicht an eine Person oder eine Gruppe delegiert werden, sondern ist Aufgabe der gesamten Organisation. Die dazu erforderliche Kollaboration kann aber nur gelingen, wenn

  • Redundante Informationen und Kommunikationsströme beseitigt werden,
  • Die Organisation sich auf relevante Daten konzentriert,
  • Verantwortlichkeiten klar geregelt sind,
  • Kommunikationskanäle und Berichtswege transparent sind und
  • Erledigungstermine stringent überwacht werden.
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Informationsströme dürfen weder blockiert noch verlangsamt werden. Die Compliance-Erfordernisse müssen den Mitarbeitern rechtzeitig und vollständig übermittelt werden. In der heutigen Informationsgesellschaft müssen die Benachrichtigungen aber so fein dosiert verteilt werden, dass die Vorgaben in ihrer Gesamtheit auch ankommen und umsetzbar bleiben.

Protokolle und Prüfspuren sorgen für nachvollziehbare Begleichung jeder Informationsbringschuld der Organisation gegenüber den Mitarbeitern und entlasten sie gegenüber Ihren Auftraggebern.

Eine gemeinsame Datenbank mit einheitlichem Webzugriff als Benutzeroberfläche machen die CO- Suite zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jeden Risikomanager oder Compliance-Officer. Logischer Zugriffschutz, Verschlüsselung und zertifiziert Softwarekomponenten sorgen für eine sichere Infrastruktur.

Tablet, Smart- oder I-Phone: Informationen werden dorthin geliefert, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden – auch an Außendienstmitarbeiter oder Wachpersonal unterwegs.

Suche und Navigationsfunktionen führen direkt zu den relevanten Inhalten. Überflüssige Komplexität kann ausgeblendet werden, wodurch die Akzeptanz und Einführungsgeschwindigkeit steigt.

Zusammenhänge zwischen Daten und Informationen können modulübergreifend analysiert werden. Das Qualitätsrisiko wird somit über die gesamte Prozesskette beherrscht.