Vertragsmanagement

  • Webbasiertes Vertragsmanagementsystem
  • Cloud oder on Premise
  • Überwachung von Fristen und Terminen für Ablauf und Wiedervorlage
  • Transparentes Autorisierungsverfahren mit Autoren, Prüfern und Freigebern
  • Verteilung der Verträge über Gruppen und Geltungsbereiche
  • Einfache Abbildung der Organisation auch komplexer Firmenstrukturen
  • Reporting-Funktionen
  • Bequemer und schneller Zugriff über Web-Browser
  • Komfortable Anbindung vertrauter Office Produkte
  • Digitales Signieren

Professionelle Vertragsverwaltung und -dokumentation

co_documents steuert das Vertragsmanagement Ihrer Organisation und ist der Schlüssel zu einer strukturierten, transparenten Beschaffungs-, Personal- und Vertriebsunterstützung. Je nach Typ können die Verträge autorisiert, verwaltet, in der Organisation verteilt und mit zusätzlichen frei definierbaren Informationen wie z.B. Vertragswert oder beliebigen Anhängen angereichert werden.

co_documents überwacht den Status Ihres Vertragswesens, indem es alle Beteiligten in allen Phasen des Vertragslebenszyklus informiert. Auf Versäumnisse oder Verspätungen kann dank einer parametrisierbaren Eskalationsmatrix schnell reagiert werden.

Die Autorenschaft mehrerer eingebundener Abteilungen und Fachbereiche verteilt werden. Die Prüfung nimmt die Rechtsabteilung vor. Die endgültige Autorisierung etwa mit digitaler Signatur der Organisation oder von ihrer persönlichen wird on der passenden Führungskraft (ggf. mehreren) vorgenommen.

Die Verteilung an betroffene Abteilungen und/oder Geschäftspartner kann dann automatisiert erfolgen. Der Workflow bzw. das Freigabeverfahren ist flexibel gestaltbar.

Häufig werden feste, verbindlich zu verwendende Vertragsbestandteile vorgegeben, um Risiken zu vermeiden. Diese können im Vorfeld geprüft und freigegeben werden und stehen dann in den eigentlichen Verträgen als Vorlage zur Verfügung. Die Anwendung kann die Verwendung der autorisierten Vorlage vorschreiben und kontrollieren.

Pönalen, Missverständnisse mit Geschäftspartnern, ungewollte Verlängerungen oder Konventionalstrafen können Sie so vermeiden und sich rechtzeitig auf Verhandlungen vorbereiten.

Modulare Struktur

Durch Customizing können die verschiedenen Anforderungen der Aufbau- und Ablauforganisation so eingestellt werden, dass Zusammenhänge zwischen Verträgen und anderen Vorgängen wie Beschwerden etc. klar erkennbar sind. Andererseits können die anderen Anwendungsbereiche wie z.B. Dokumentenlenkung aus einer Hand für den Benutzer zusammengefasst und auf derselben Plattform und Stammdatenbasis verwendet werden, so dass Abhängigkeiten anhand einer einfachen Suche aufgedeckt ad hoc werden können. Alle Aufgaben der eingesetzten Module werden dem Benutzer im Gesamtüberblick dargestellt, ein übergreifendes, rollenabhängiges Reporting bietet Transparenz vom schnellen Überblick bis hin zur Detailanalyse oder Versionsvergleich.