Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung - Wissensmanagement und Informationsverteilung

Begriffe

Theoretische Basis

  • Informationen sind in diesem Kontext eine Kombination von zusammenhängenden Daten, die zur Interpretation im betrieblichen, organisatorischen oder rechtlichen Kontext für die Informationsempfänger geeignet sind und ihre Tätigkeit vereinfachen, standardisieren, beschleunigen und für nachvollziehbare Abläufe sorgen.
  • Inhalte sind Informationen und Kombinationen davon, die Sachverhalte in die o.a. Kontexte setzen. Sind thematisch abgegrenzt und in verschiedene Strukturen eingebettet.
  • Kommunikation ist die Sender-Empfänger Beziehung. Im Rahmen einer funktionierenden Kommunikation als Voraussetzung zu einer effektiven Informationsverarbeitung und damit Grundlage einer erfolgreichen Gestaltung der betrieblichen, organisatorischen oder rechtlichen Fragestellungen muss der Sender die Inhalte so gestalten, dass der Empfänger sie in seinen zeitlichen, intellektuellen, räumlichen, wirtschaftlichen Grenzen sinnvoll einsetzen kann.
  • Informationspflichten können der Organisation oder dem Anwender obliegen (Hol- oder Bringschuld).
  • Nachweispflichten gibt es in Bezug auf die Autorisierung von Änderungen der Inhalte, historische Bestände, und Benachrichtigungen (Informationspflichten) bzw. Verteilung.
 
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Erklärung für C.O.Documents Vokabular

  • Handbücher kapseln Zugriffsrechte und Nummerierungen für einen normalerweise sachlich zusammenhängenden Dokumentenbestand.
  • Dokumententypen charakterisieren die Lenkung - also die Behandlung der Inhalte hinsichtlich Kontrollverfahren (Autorisierung/Freigabe, Qualitätssicherung/Prüfung), Verteilung, Gültigkeitsperiode.
  • Vorlagen helfen die Darstellung der Inhalte zu vereinheitlichen, vereinfachen und zu beschleunigen.
  • Anlagen sind bestimmte Teile der Inhalte, die für die Leser in Zusammenhang mit dem Hauptinhalt nur bedingt relevant sind und aufgrund des Formats, der Größe oder anderer Kriterien nachgeladen werden können/müssen. Sie werden keiner eigenen Lenkung unterzogen.
  • Versionen (Revisionen) der Inhalte gliedern die Lebenszyklen von Inhalten in separate Gültigkeitsdauern. Um aktualisierte Inhalte von historischen zu unterscheiden, letztere aber nachvollziehbar zu archivieren, werden sie im Rahmen des Überarbeitungsschritts versioniert.
  • Übersetzungen sind anderssprachige Kopien desselben Inhalts. Sie werden keiner eigenen Lenkung unterzogen.
  • Übergeordnete Dokumente sind Inhalte, aus dem der betreffende Inhalt abgeleitet wurde. Durch die Nutzung bildet sich eine logische Hierarchie heraus.
  • Mitgeltende Unterlagen sind eigenständige Inhalte, die zum Verständnis des betreffenden Inhalts wichtig sind.
  • Untergeordnete Dokumente ist der inverse Begriff zu den übergeordneten Dokumenten. Gepflegt wird der Bezug immer nur nach oben. D.h., der allgemein gültigere Inhalt, aus dem abgeleitet wird, muss zuerst da sein.
  • Normen und Regeln sind extern bezogene/autorisierte und durch die Organisation der Anwender nicht beeinflussbare Inhalte. Sie sind jedem Anwender zugänglich.

Zusammenhang zu Dokumentenlenkung

Revisionssicherheit

Durch eine geeignete Prüfspur wird die Autorisierung jeder Änderung am System, bzgl. Inhalten und ihren Lenkungsdaten einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar dargestellt. Deshalb werden:

  • historische Daten aufbewahrt,
  • Kommunikation und Änderungen protokolliert,
  • Zugriffsrechte zentral verwaltet und
  • unautorisierte Änderungen dadurch unterdrückt.

Compliance

Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Regularien anderer Normgeber setzt eine Kenntnis und damit Verteilung in der Organisation voraus. Es ist eine Informationspflicht der Organisation bzw. ihrer Verantwortungsträger.

Die meisten Normenwerke beinhalten deshalb diese Informationspflicht selber. Insofern ist Compliance zwar nicht durch funktionierende Dokumentenlenkung zu erreichen, aber ohne sie ausgeschlossen.

Corporate Governance

Gute Unternehmensführung setzt eine nachvollziehbare und belastbare Kommunikation mit Mitarbeitern voraus. Neben den externen Regularien und Normen müssen auch die wirtschaftlichen Zielsetzungen und der Rahmen der ethischen Grundlagen und Werte innerhalb dessen diese Ziele erreicht werden sollen gesteckt und vermittelt werden, wenn diese in der Unternehmenskultur verankert werden sollen.

Hier leistet Dokumentenlenkung einen wichtigen Beitrag für eine transparente Kommunikation.

Wissensmanagement

Eine Organisation muss, um eine bestimmte Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen konsistent herzustellen, das erforderliche Wissen dafür bestimmen, personenunabhängig aufbewahren und an die Mitarbeiter, die mit der Herstellung betraut wurden vermitteln.

Dieses Wissen wird anhand von Informationstechnologie im Rahmen der Dokumentenlenkung gemanagt.

Wahrnehmungsstufen (C.O. Documents)

 
Stufe 1
LESEBERECHTIGUNG
  • Personenkreis, welcher das Dokument lesen darf
Stufe 2
GELTUNGSBEREICH
  • Teilmenge der Leseberechtigten.
  • Benutzer haben eine Informationsholschuld gegenüber der Organisation für die hier enthaltenen Dokumente.
  • Benutzer müssen sich informieren, ob ein Inhalt für sie gilt.
Stufe 3
(INFO-) VERTEILERLISTE
  • Teilmenge der Leseberechtigten.
  • Benutzer werden per Info-E-Mail benachrichtigt.
  • Organisation hat gegenüber dem Benutzer eine Informationsbringschuld.
Stufe 4
KENNTNISNAHME
  • Teilmenge der Leseberechtigten.
  • Benutzer werden per E-Mail benachrichtigt und müssen die Kenntnisnahme des Dokuments bestätigen.
  • Organisation hat gegenüber dem Benutzer eine dokumentationspflichtige Informationsbringschuld
 
Im Umkehrschluss gilt: der Teil des Lesebereichs, der den 3 anderen Bereichen nicht unterfällt, hat für den Benutzer rein informativen Charakter.

Dynamische Verteilung – anonymes Verfahren

  • Personenunabhängige Zuordnung von Wissen durch Verteilkriterien, wie z.B. Land, rechtliche Einheit, Abteilung oder Position.
  • Zusammenfassung von Personengruppen mit demselben Informationsbedarf.
  • Zeitunabhängige Gültigkeit durch fluktuationsunabhängige Weitergabe/Bereitstellung.
  • HR-Schnittstelle gewährleistet die Aktualität der Zugehörigkeiten.
  • Persönliche Bekanntheit ist bei größeren Organisationen oder geographischen Distanzen keine Voraussetzung für sachgerechte Verteilung.
  • Innerhalb der Wahrnehmungsstufen stehen die einzelnen Verteilkriterien zur Verfügung.

Ziele

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  • Schnell und überall: Der Zugriff ist von überall auf mobilen Endgeräten möglich. Die Daten werden schnell übertragen.
  • Kein langes Suchen: Zuschnitt der Informationen durch dynamische Verteilung
  • Aktualität und Relevanz: Lebenszyklus der Information wird zentral gemanagt.
  • Individualität: Nur die der Organisationseinheit und der Geographie nützlichen Informationen werden übermittelt. Spam wird unterdrückt.

Prinzipien

Wie erreichen Autoren die optimale Informationsverteilung?

  • Inhalte müssen für den Empfänger und nicht für sich selber, den eigenen Vorgesetzten oder ein akademischen Anspruch aufbereitet werden - einfacher, klarer Schreibstil, Auflockerung durch Tabellen, Bilder, Grafiken und ansprechendes Layout.
  • In der Kürze liegt die Würze. Weiterführende Informationen müssen jedoch leicht zugänglich sein - mitgeltende Unterlagen kennen und Verweise eintragen. Redundanzen oder Lücken durch Absprache mit anderen Autoren vermeiden.
  • Die Inhalte kommen dann an, wenn sie relevant sind. Die Lenkung sollte so sparsam wie möglich unter Nutzung der vier Wahrnehmungsstufen von C.O.Documents erfolgen.
  • Revisionen sollten rechtzeitig begonnen werden und nicht, wenn ein Audit „droht“. So bleibt der Inhalt aktuell und relevant. Ggf. Co-Autoren einrichten.
  • Nehmen Sie die Kritik Ihres Prüfers und/oder Freigebers ernst. Er handelt nach diesen gleichen Prinzipien und hat ggf. von einer anderen oder tiefergehenden Perspektive noch andere Aspekte.
  • Schauen Sie sich Ihre Wissensbeiträge auch in der (Stress) Situation und mit dem Format des Empfängers / Konsumenten an. Sind die Inhalte dafür wirklich optimal aufbereitet?