Außenkommunikation

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C.O. External Communication

Rechtlich relevante Kommunikation effizient steuern

Version: 4.5
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Kommunikation durch Vorlagen- und Textbausteine verwalten

  • Beinhaltet Ihre Kommunikation Erklärungen und Aussagen von rechtlicher Relevanz oder nehmen Sie hoheitliche Aufgaben wahr?
  • Müssen die Inhalte mehrere Kontrollen durchlaufen?
  • Benötigen Sie einen revisionssicheren Nachweis darüber?
  • Müssen die Inhalte in der Organisation systematisch bekannt gemacht und ungültige Versionen dem Zugriff bzw. Gebrauch entzogen werden?
  • Sollen die Vorlagen und Textbausteine auch bequem und schnell über Web-Browser auf mobilen Endgeräten ohne Installationsaufwand verteilt werden können?
  • Soll Schriftgut vertraulich behandelt und ggf. verschlüsselt werden können?
  • Benötigen Sie für Ihre Organisation eine komfortable Anbindung vertrauter Office Produkte und Funktionen?

Professionelle Prozesse und modernes Outputmanagement

Anhand einer modernen Webanwendung können Vorlagen bei voller Integration des Microsoft Office Pakets erstellt, administriert und in der Organisation verteilt werden. Damit stehen auch alle Funktionen des Office-Pakets zur Verfügung. Alle Aufgaben werden zentral gesteuert und überwacht. Erinnerungen an Wiedervorlagen oder an versäumte Arbeitsschritte inkl. Eskalation initiiert das System automatisch. Im Rahmen des parametrisierbaren Freigabezyklus werden alle Schritte und Benachrichtigungen protokolliert und alle Vorlagen versioniert in der zentralen Datenbank abgelegt. Ungültige Vorlagenversionen werden dem Zugriff der Dokumentenautoren unmittelbar entzogen und revisionssicher archiviert.

Zur Vermeidung von Redundanzen und Inkonsistenzen können Textbausteine (auch rekursiv) eingesetzt werden. Entsprechende Add Ins (Word, Excel, Visio) ermöglichen den Vorlagenzugriff direkt aus der gewohnten Office-Anwendung mit automatischer Authentifizierung des Benutzers.

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C.O.ec strukturiert und beschleunigt Ihre Prozesse und Verfahren und verwaltet Ihre Vorlagen und Ihr Schriftgut in allen Dateiformaten und erstellt Verwendungsnachweise automatisch. Vom Entwurfsstadium bis hin zum Unterschriftsexemplar werden die einzelnen Änderungen und Kommentierungen nachgehalten. Vertrauliche Dokumente können dabei entsprechend gekennzeichnet und verschlüsselt abgelegt werden. Durch die IT-Sicherheitsmechanismen
  • 2-Faktor Authentifizerung,
  • Rollen und logischer Zugriffschutz und
  • Verschlüsselung auf Datenbank- und Netzwerkebene

sind sie gegen unbefugten Zugriff damit insgesamt dreifach geschützt.

Managen Sie die Kommunikation und damit die Erwartungshaltung aller Empfänger, indem Sie homogene und konsistente Botschaften kontrollwirksam aussenden!

Ergeben sich Änderungsbedarfe aufgrund von Änderungen an oder neuer Vorschriften oder gesetzlicher Regelungen, so können die Auswirkungen anhand der Verweisliste schnell und einfach erkannt und effizient abgearbeitet werden.

Gezielte Dokumentenlenkung nach einer speziell entwickelten vierstufigen Methodik dämmt die heutige Informationsflut ein und informiert automatisiert und bedarfsgerecht über neue Vorlagen, Textbausteine oder daraus erstelltes Schriftgut. Überflüssige und produktivitätshemmende Informationsströme werden vermieden – der erforderliche Informationsaustausch läuft kontrolliert und effizient.

C.O.ec verwaltet und verteilt Ihre Dokumente für jeden Teil der Organisationseinheit individuell und automatisiert, so dass Sie von überflüssigem und aufwendigem Administrationsaufwand entlastet werden.

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