Wissensmanagement und Aufbewahrung

Wissensmanagement und Aufbewahrung

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Derzeit verdoppelt sich die Informationsmenge des Planeten, so zeigen aktuelle Studien, alle drei Jahre. Auch wenn die Technik immer bessere Speicherverfahren zur Verfügung stellt, so wachsen weder (Lebens-/Arbeits-)Zeit noch geistige Kapazität zur Sichtung und ggf. Nutzung des archivierten Wissens im gleichen Masse mit. Altes, obsoletes Wissen verstopft nicht nur Speicher und verursacht Kosten. Es lähmt die Kommunikation in der Organisation und verstopft das geistige Potenzial der Mitarbeiter.
Um aktives und effizientes Wissensmanagement zu betreiben, muss sich deshalb jede Organisation.

Welches Wissen wird in Zukunft benötigt?

Das Prinzip für effizientes Wissensmanagement kann nur lauten, sich auf das notwendige und als relevant erkennbare Wissen zu beschränken. Alles andere sollte die Organisation versuchen, „loszuwerden“ bzw. bewusst und kontrolliert zu „vergessen“.

Voran gestellt sein die einfachsten Fälle:

Aufbewahrungsfristen nach Vorschrift

Diese müssten korrekterweise Aufbewahrungsperioden heißen. Während die Fristen sind an den einzelnen Inhalt gekoppelt sind (z.B. ab 15.9.2004) und beginnen ab einem bestimmten Ereignis (z.B. Genehmigung durch Behörde) für die vorgeschriebene Periode (z.B. 6 Jahre) zu laufen.

In vielen Fällen sind sie gesetzlich oder vertraglich festgelegt. Quellen sind z.B.

  • Handelsgesetzbuch, Code commercial
  • Lebensversicherungsgesetz
  • Luftfahrtbehörden
  • Verwaltungsvorschriften
  • Empfehlungen von Verbänden
  • Andere Normengeber

Für jeden Inhalt muss in einem internen Regelwerk festgelegt sein, welche Aufbewahrungsfrist aufgrund welcher Vorschrift, für welche Informationsklasse gilt.

Die Regeln müssen auch klarstellen, aufgrund welcher Kriterien Inhalte Informationsklassen zugeordnet werden. Z.B. ein Arzneimittel Rezept ist klar erkennbar und unterfällt damit einer bestimmten Informationsklasse mit gleicher Aufbewahrungsperiode.

Mehrere Vorschriften und Pflichten

Ferner müssen die Regeln mögliche Konfliktfälle regeln. Ein Dokument/Inhalt kann mehreren Informationsklassen und damit Aufbewahrungspflichten unterfallen. Z.B. ist eine 100 Jahre aufzubewahrende Lebensversicherungspolice auch ein abgesandter Handelsbrief i.S. d. § 257 HGB und demnach (derzeit) 10 Jahre aufzubewahren - bis 2002 waren es noch 6 Jahre.
Klar ist, dass immer die längste Periode und die strengste Formatvorschrift zu verwenden ist.

Also im Beispiel :100 Jahre im Original und nicht 10 Jahre in digitaler Form.

Ab wann beginnt die Frist zu laufen?

An welches Ereignis der Beginn der Frist anknüpft, und wo der Zeitpunkt festgehalten wird, muss ein solches Regelwerk ebenfalls definieren.

Braucht die Organisation das Wissen selber noch?

Alte Rechnungen oder Organisationsanweisungen sind zwar lange aufbewahrungspflichtig, aber zumeist nach wesentlich kürzerer Zeit uninteressant.

Konstruktionspläne, Rezepturen oder Patente haben z.T. über Dekaden Bedeutung und müssen deshalb auch im effizienten Zugriff der Organisation über die jeweils aktuellen Technologien sein.

Nicht extern oder gesetzlich geregelte Inhalte

Alles Wissen/alle Inhalte müssen in einem entsprechenden Regelwerk behandelt werden. Nach entsprechenden Kriterien muss definiert sein, welche Inhalte welcher Informationsklasse zuzuordnen sind und welche Periode dafür gilt.

Klar ist, dass eine Organisation hier bereits Inhalte aussortieren sollte, die erkennbar obsolet sind oder gar zu Problemen führen.

Kopien oder Duplikate, die ein unkontrolliertes Eigenleben entwickeln und verfälschte oder unautorisierte Inhalte darstellen, die dann wieder Aufwand von der Organisation verschlingen, um diese Fehler zu erkennen und zu beseitigen.

Weniger Inhalt minimiert die Fehler und damit den Aufwand.

Typische Quellen obsoleter Information sind heutzutage E-Mail Anhänge, unsystematische Sicherungskopien, lokale Versionen von Dateien.

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Worauf kann verzichtet werden?

Wie wird man obsoletes Wissen systematisch „vergessen“?

Das Aufbewahrungsende jedes Inhalts liegt anhand des Regelwerks fest. Ein automatisierter Prozess sucht die Inhalte aus dem Archiv zum Fristablauf heraus, die für eine Löschung vorgesehen sind. Diese schlägt er einem bestimmten Kreis vor. Erfolgt kein Veto, ist die Organisation das obsolete Wissen los.

In unserem Produkt C.O. Documents wird genau für diese Aufbewahrung und das nachfolgende Eliminierungsverfahren (Verschlankung).

Und wenn man es doch noch benötigt?

Findet man es nicht mehr in irgendwelchen Sicherungskopien oder sonstigen Medien ist das Wissen / der Inhalt endgültig verloren gegangen. Aber, das war ja auch der Zweck der Übung! Die Frage sei an dieser Stelle gestattet, woher wusste man denn nach dem Löschzeitpunkt, dass man das nun doch benötigte Wissen je hatte?

Warum sollte ich mich mit dem „Vergessen“ auseinandersetzen?

Im derzeitigen Informationszeitalter bestimmen sich die Wettbewerbsstärke und der Unternehmenserfolg sehr stark nach der Effizienz der Wissensverarbeitung. Kreativität, Verarbeitungsgeschwindigkeit und ein effizientes „Lager“ sind dafür ausschlaggebend. Das Lager ist umso effiziente je höher der Wissensumschlag. Dieser bestimmt sich aus den Ein- und Auslagerungen. Lässt man das Lager einfach nur unkontrolliert Anwachsen, wird der effektive Zugriff erschwert und mögliche „Schätze“ bleiben dann für Schatzsucher nächster Generationen eingelagert. Für wirtschaftlich ausgerichtete Unternehmen kein produktives oder zu rechtfertigendes Verfahren.