co_ audits

Audits

Managen Sie Ihre Audits effizient und transparent:  von Planung über Durchführung bis zur Umsetzung. Autorisieren, verteilen und überwachen Sie die Feststellungen und Maßnahmen.

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Was ist co_audits?

  • Möchten Sie ein professionelles Auditmanagement über den gesamten Prozess von der Planung über die Durchführung bis hin zur Archivierung der Ergebnisse?
  • Möchten Sie jederzeit den Überblick über alle geplanten, in der Durchführung begriffenen, und fertiggestellten Audits haben?
  • Möchten Sie die in den Audits definierten Maßnahmen in einem integrierten System verfolgen?

Risikoanalyse

Um die knappe Prüfkapazität effizient zu nutzen, sollte sie risikoorientiert eingesetzt werden. Dazu können im Modul der Risikoanalyse die Risiken etwa anhand von Indikatoren oder aufgrund von Ergebnissen der Vergangenheit bewertet werden. Die risikoträchtigsten Prüfobjekte werden dann in die Planung übernommen und an den Baustein Auditmanagement übergeben.

Professionelles Auditmanagement

Zuerst werden Zeiträume und die dafür geeigneten Prüfer werden den Prüfobjekten zugeordnet. Ebenfalls werden die Instruktionen, Vorgaben, Checklisten für den Prüfungsgegenstand festgelegt.

Beginnend mit diesem Auditplan werden alle Beteiligten zeitnah, präzise und rollenabhängig vom System automatisch informiert. Darüber hinaus werden die Kommunikation und die Informationsbasis dank zentraler Datenhaltung auf eine konsistente und zuverlässige Basis gestellt. Dadurch werden Verzögerungen, Missverständnisse und aufwendige Problemklärungen vermieden.

Vordefinierbare Formulare sorgen für Lesbarkeit, Transparenz und Übersichtlichkeit. Anhänge können in beliebigen Formaten direkt zum Vorgang importiert werden und erleichtern damit die Verständigung über große geografische Distanzen, Sprachräume und Kulturkreise hinweg. Prüfungsberichte und Maßnahmen können wahlweise im System erfasst oder per Massenupload generiert und in den Workflow gegeben werden.

Die Auditergebnisse können entweder im System direkt eingegeben werden oder aus einem textuellen Bericht automatisiert importiert werden.

Die getroffenen Feststellungen dienen nicht allein der statistischen Auswertung, sondern primär der Verbesserung der Situation. Dazu werden Maßnahmen vorgeschlagen, abgestimmt, eingeplant, umgesetzt und ihre wirksame Implementierung kontrolliert.

Datensicherheit

Vertrauliche und/oder schützenswerte Information muss gegen Missbrauch und unautorisierte Verbreitung abgesichert werden. Dazu dienen ein fein abstimmbarer, logischer Zugriffsschutz (mit den im Standard vordefinierten Rollen Auditor, Co-Auditor, Auditmanager, lokaler Koordinator, Unternehmensvertreter sowie Aufgabenverantwortlicher) und der Einsatz von Verschlüsselungstechnologien in der Netzwerkkommunikation und der Datenspeicherung.

Professionelle Berichterstattung

Stehen die Auditergebnisse fest, können die Ergebnisse den verschiedenen organisatorischen, geografischen Dimensionen oder Fach-, Funktions- oder Risikobereichen zugeordnet werden. Damit ist die Grundlage auswertbarer statistischer Information gelegt, um Risiken und Muster früh zu erkennen oder die Unternehmenssituation verdichtet an Führungsgremien berichten zu können. Die Risikoeinschätzung kann dann zur automatisierten Auditplanung der Folgeperiode verwendet werden.

Durch die Integration der Microsoft Office Produktpalette stehen alle darin enthaltenen Freiheitsgrade zur Unterstützung eines Corporate Design und Markenidentität zur Verfügung. Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit an allen internationalen Standorten mit gutem Antwortzeitverhalten, und eine verlässliche Informationsverteilung sind das Rückgrat eines effektiven Audit Management Systems.

Die Verteilung der Berichte erfolgt strikt auf einer need-to-know Basis entsprechend den bereits vordefinierten Rollen. Streng vertrauliche Prüfungsergebnisse können dem normalen Zugriff aus dem Workflow auch entzogen werden.

Anwendungslösungen