Die Qualität in der gesamten Lieferkette zu überwachen, setzt zunächst einmal die stets rechtzeitige und aktuelle Information der Mitarbeiter aber auch der Konsumenten voraus. Eine gelenkte und autorisierte Dokumentation mit revisionssicherer Benachrichtigung ist für interne und externe Kommunikation deshalb unabdingbar. Auch Normen, Regeln und Richtlinien müssen klar, autorisiert, unmissverständlich und revisionssicher kommuniziert werden, um bis in das Tagesgeschäft hinein Wirkung zu entfalten, nachprüfbare Ergebnisse zu zeitigen und Mitarbeiterverhalten nachhaltig zu beeinflussen:

1. widersprüchliche Regeln müssen harmonisiert, Zielkonflikte ausgeräumt werden,
2. Redundanzen und Synergien externer Regelwerke müssen erkannt, analysiert und in der internen Dokumentation vermieden bzw. gehoben werden.
3. die Grenzen der Aufnahmefähigkeit der Organisation dürfen nicht überschritten werden,
4. zukünftige Änderungen müssen schnell, effizient und transparent verarbeitet werden können.

Entwickeln Sie einen auf Ihre Organisation abgestimmten Ansatz für das regulatorische Umfeld.

Eingebettet in die Risikomanagementfunktion können durch ein zentrales Beschwerdewesen, Audits, Mitarbeitervorschläge, Wareneingangskontrollen, Labor- /Testberichte, … Qualitätsinformationen aus unterschiedlichen Bereichen und Modulen abgemischt und nach Mustern und Ursachen analysiert werden. Existenzbedrohende Krisen werden so vermieden, Probleme frühzeitig erkannt und Mängel schnellstens abgestellt.

Denn der Markt verzeiht hier nichts.

Sind Risiken erkannt, so müssen sie priorisiert und Lösungen zugeführt werden. Die resultierenden Maßnahmen müssen präzise definiert und nachhaltig verfolgt werden. Auch hier ist eine Prüfspur gefragt, um Behörden das sachgerechte Handeln und Risikobewusstsein des Unternehmens bzw. Herstellers jederzeit belast- und nachvollziehbar, beweisfest und revisionssicher nachweisen zu können.

Eine lebendige Organisation verarbeitet sich verändernde Rahmenbedingungen insbesondere Anpassungen des Kontrollumfeldes schnell, strukturiert und effizient. Mit der zentralisierten und einfach zu bedienenden Anwendung stellt co_issues eine gemeinsame webgestützte Plattform für die Steuerung, Koordination und Nachverfolgung dieser Initiativen dar.

Der Informationstransport von einem Prozess zum anderen bzw. einer Organisationseinheit zu einer anderen muss kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Alle Compliance relevanten Module und Daten benötigen ein einheitliches auf die Unternehmensstrukturen abgestimmtes Benachrichtigungssystem, das der jeweiligen individuellen Bedeutung der Information entsprechend die Wahrnehmungsschwellen der Adressaten überwindet. Nachweise eines kontrollierten Ablaufs sind gegenüber Behörden und vor Gericht damit ohne Weiteres möglich.

Ohne moderne Informationstechnologie wird die belastbare und transparente Kommunikation individuell an jedem Arbeitsplatz, in jeder Organisationseinheit und an jedem Standort illusionär.

Deshalb bietet die co_suite ein integriertes System zur

• Darstellung der Wechselwirkung multipler, externer Normen mit den eigenen daraus entwickelten Vorgaben und Anweisungen,
• risikobasierten Umsetzung von Regelwerken,
• Aufteilung der Anforderungen in benutzergerechte, arbeitsplatz-, abteilungs- oder standortbezogene Komponenten,
• Bereitstellung einer Prüfspur für eine belastbare Kommunikation – insbesondere bei einer Informationsbringschuld der Organisation,
• Produktbezogene Auswertungsmöglichkeiten,
• Unterstützung bei der Aktualisierung von Gesetzen und Normen,
• Verschlüsselung und entsprechenden Behandlung vertraulicher Inhalte.

• Dokumente verknüpft externe Regelwerke und internes Kontrollumfeld risikobasiert und prozessorientiert,
• Beschwerden sammelt über beliebige Kanäle (soziale Medien, E-Mail, Telefon, …) Kritik und Anregungen von Kunden und Belegschaft und führt sie normkonformen Lösungen zu,
• Idee bildet eine Plattform um Verbesserungsvorschläge und kreatives Potenzial für die Organisation nutzbar zu machen und die Mitarbeiterbindung durch stärkere Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen,
• Schulungen sorgt für systematische und überprüfbare Vermittlung schulungsbedürftiger Inhalte,
• Vertrag überwacht die Einhaltung der Regelwerke hinsichtlich vertraglicher und kommerzieller Bedingungen,
• Audit erlaubt die systematisierte Erhebung, Verfolgung und Beseitigung von Schwachstellen in der Organisation,
• Maßnahmen steuert alle Initiativen (, ob Compliance bezogen oder nicht) und sorgt für eine termingerechte Umsetzung.
• Im integrierten Dashboard sehen Sie die prioritären Vorgänge auf einen Blick nach Prozesse, Produkten, Organisationseinheiten oder Risikograd sortiert.

Das Compliance Risiko zu überwachen, erfordert die Möglichkeit, Muster und Zusammenhänge zwischen Daten verschiedener Herkunft (Audits, Verbraucherkirtik, Laborberichte, Verbesserungsvorschläge, Verfahrensanweisungen, Wareneingangskontrollen, Beschwerden,…) zu erkennen und zugehörige Aufwände sowie Kosten zu berichten. Schnittstellen zwischen Audit Tracking, Ideenmanagement, Beschwerdewesen und Maßnahmenmanagement schaffen dafür eine einheitliche und zentralisierte Plattform. Z.B. kann eine Kundenbeschwerde zu einer Adaption der Verfahrensanweisung für die Wareneingangskontrollen führen, oder ein Prüfungsbericht kann Schwachstellen in der Mitarbeiterausbildung bzgl. Hygiene offenbaren. Ob zugehörige Verfahrensanweisungen über Normen gekoppelt sind, lässt sich nur auf einer integrierten Datenbasis feststellen.

Informationsströme dürfen weder blockiert noch verlangsamt werden. Die Compliance-Erfordernisse müssen den Mitarbeitern rechtzeitig und vollständig übermittelt werden. In der heutigen Informationsgesellschaft müssen die Benachrichtigungen aber so fein dosiert verteilt werden, dass die Vorgaben in ihrer Gesamtheit auch ankommen und umsetzbar bleiben.

Protokolle und Prüfspuren sorgen für nachvollziehbare Begleichung jeder Informationsbringschuld der Organisation gegenüber den Mitarbeitern.

Eine gemeinsame Datenbank mit einheitlichem Webzugriff als Benutzeroberfläche machen die co_suite zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jeden Qualitätsverantwortlichen, Risikomanager oder Compliance-Officer. Logischer Zugriffschutz, Verschlüsselung und zertifizierte Softwarekomponenten sorgen für eine sichere Infrastruktur.

Tablet, Smart- oder I-Phone: Informationen werden dorthin geliefert, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden – auch an Außendienstmitarbeiter.

Suche und Navigationsfunktionen führen direkt zu den relevanten Inhalten. Überflüssige Komplexität kann ausgeblendet werden, wodurch die Akzeptanz und Einführungsgeschwindigkeit steigen.

Zusammenhänge zwischen Daten und Informationen können modulübergreifend analysiert werden. Das Qualitätsrisiko wird somit über die gesamte Prozesskette beherrscht.