Die Flut von Wissen und Erfahrungen aufgrund der explodierenden Menge wissenschaftlicher Erkenntnisse, Globalisierungstrends und Industriegeschichte sowie das Instrumentarium an Informationstechnologie zwingen Unternehmen aber auch andere Organisationen, die Schleusen nicht einfach zu öffnen, sondern relevante Inhalte zu erkennen, zu priorisieren und zu kanalisieren.

Moderne Informationstechnologie unterstützt dies durch folgende Mechanismen:

Die Verschlagwortung von Inhalten ermöglicht das Erkennen von Zusammenhängen. Hier kann ein unternehmensindividueller Schlagwortkatalog (WiKi) helfen. Noch besser ist es, innerhalb der Schlagworte auch hierarchische Strukturen anzubieten, um das Auffinden der gesuchten Inhalte zu erleichtern.

Neben den fachlichen Zusammenhängen zwischen den einzelnen Inhalten existiert auch typischerweise eine logische Hierarchie. Von der unbeeinflussbaren extern gegebenen Norm über Politiken und Strategien bis hin zu konkreten Anweisungen oder Umsetzungsvorschriften werden Inhalte vom Allgemeinen bis zum speziellen Gebiet heruntergebrochen, um sie operabel zu machen und im Kontext der Organisation konkret und verbindlich zu interpretieren.

Dieses Konzept gerät in den Zeiten von Internetsuchmaschinen aus der Mode. Auch der Nachweis der Vollständigkeit von Wissen i.S.v. Lückenlosigkeit kann hierüber nur bedingt gelingen, zumal für die inhaltliche Abstimmung keinerlei Mechanismus bereitsteht.

Traditionell ist dieses Erfassungsverfahren noch verbreitet, wird über die kommenden Dekaden jedoch verdrängt werden, da auch Rechner, ausreichend Kapazität haben, um nach Zeichenketten oder gar semantisch zu suchen, statt auf Indices zurückzugreifen.

Inhalte kommen auf verschiedene Weisen zustande. Je nach Inhalt (Informationsklasse) ist das Zusammenwirken und die Verteilung zu bestimmen. Sehr gut strukturiertes Wissen, wird nicht nach Gültigkeitsdauern, Einsatzbereichen, Vertraulichkeitsstufen und Aufbewahrungsfristen eingeteilt und in einheitlich festgelegten Verfahren behandelt.

Unstrukturiertes Wissen, dass gerade als erste Erkenntnisgewinne aus der kreativen Zone entspringt, kann in einen solchen organisatorischen Kontext noch nicht klar eingeordnet werden. Dies könnte für den Reifeprozess sogar kontraproduktiv sein.

Der Bezug zu anderen Inhalten ist für jedes Dokument kritisch. Kaum ein Inhalt kann ohne den Kontext vom Empfänger korrekt interpretiert werden.

Außerdem ermöglicht die Pflege der Beziehungen, die effiziente Abarbeitung von Änderungen, da betroffene Inhalte im Kontext sofort identifiziert werden können.

Bevor Wissen verteilt wird, muss es qualitätsgesichert werden. Dazu gehört eine fachliche Prüfung der Inhalte einerseits und die Autorisierung für die Organisation andererseits.

Nicht alles Wissen kann sich ständig, überall und unautorisiert verändern. Der Mensch ist dann nicht mehr in der Lage, es sinnvoll einzusetzen. Er muss zu viel Zeit darauf verwenden, Relevanz, Aktualität und Qualität zu verifizieren.

Ändert sich der Erkenntnisstand, der Kontext oder der Informationsbedarf, so sind Aktualisierungen der Inhalte erforderlich. Diese werden, um konsistente Situationen abzubilden, in einem „eingefrorenen“ Status – in einer „Version“ konserviert. Diese „Batch“-Verfahren für unterschiedliche Wissensstände haben sich bewährt und sind als eine portionsweise Verarbeitung von Änderungen auch in Zukunft tragfähig – auch wenn es inzwischen Editoren oder Bearbeitungsprogramme und andere Verfahren gibt, mit den mehrere Personen gleichzeitig asynchron an denselben Inhalten arbeiten können.

Für die schnelle Erfassung von Änderungen bei bereits bekannten Inhalten bewährt es sich, die Änderungen speziell kenntlich zu machen. Dies entlastet die Empfänger bzw. Konsumenten von Wissen von der Suche nach Änderungen und verschwendet keine Zeit auf das wiederholte Erarbeiten bereits bekannter Teile.

Da das Wissen nur im Kopf der Adressaten zur Entfaltung kommt bzw. Nutzen stiftet, ist eine auf den individuellen Informationsbedarf ausgerichtete Verteilung wichtig. Weder die Kapazität noch die Erreichbarkeit bzw. Auffindbarkeit von Wissen dürfen dem im Wege stehen.

Die Informationsbedarfe einer Organisation zu kennen, ist die wichtigste Voraussetzung, um Relevanz festzustellen, Redundanzen zu vermeiden und überflüssiges Wissen zu filtern. Dazu sind dynamische Verfahren, die die Wissensempfänger nach geografischen, ablauf- und aufbauorganisatorischen Aspekten adressieren ein einfaches Hilfsmittel.

Wissen soll dort angewendet werden, wo es im Alltag gebraucht werden. Dank moderner Informationstechnologie und mobiler Endgeräte gibt es nur noch wenige „weiße Flecken“, bis wohin der Transport von aktuell benötigten Inhalten schwierig ist.